SRM如何解决采购订单的延误和错误问题？发表时间：2023-10-23 09:39 采购对于企业的发展具有至关重要的作用，然而采购人员却常常面临着许多棘手的问题。这些问题的存在导致采购订单频繁延误和出现错误，不仅打乱了企业的生产计划和供应链管理，还可能给企业的声誉和客户信任带来负面影响，产生不必要的损失和麻烦。 1. 数据问题：手工录入导致错误采购订单通常需要手工录入各种信息，包括物料或服务、数量、需求时间、交货地点、价格和付款条件等，这一手动录入过程既耗时又容易出错。 2. 流程问题：线下审批导致延误大多数企业采购订单的审批流程仍然依赖传统的线下方式，导致采购员难以及时追踪审批进度，无法将订单及时发送给供应商进行确认。线下审批不仅增加了审批跟踪的工作负担，还增加了订单延误的潜在风险。 3. 沟通问题：线下确认导致效率低传统方式下，采购员通常通过电话、传真或电子邮件等多种渠道与供应商确认订单，但这些沟通方式往往不够清晰，容易导致供应商未能准确理解订单需求。当供应商提出异议时，采购员必须进行线下修改，触发重新评审和确认流程。这种方式既低效又耗时，更不利于订单的监管。 4. 订单变更问题：难以比对导致混淆订单审批被驳回需要修改、供应商确认存在异议需要修改，甚至是订单生效以后也可能发生变更。订单修改以后，需要人工比对，审批人员、供应商都很难直观了解订单做了哪些变更，容易导致混淆和误解。 采购员基于采购需求可以一键匹配供应源，直接生成采购订单，省去了手工录入的麻烦。SRM系统会自动获取询价、招标、竞价结果或长期合同中的供应商和价格信息，同时提取所需的物料、数量、交货时间和地点等信息，避免数据错误。
图 多种采购订单创建方式
图 匹配供应源 SRM系统支持自动审批流程，采购员一键提交采购订单后，系统会自动触发审批流程。如果订单被驳回，系统将提醒采购员根据原因及时处理。一旦审批通过，系统将订单迅速发送给供应商进行确认。在审批的各个环节，系统会向相关工作人员发送提醒，确保审批流程高效顺畅。
图 订单审批—待办事项通知 SRM系统将采购订单发送给供应商后，会即时生成提醒邮件和消息，督促供应商及时确认订单。供应商可以整单接受、整单拒绝，或逐项确认订单。无论选择哪种方式，确认结果都会在线发送给采购员。这种方式有效促进订单的快速生效，减少误解和时间浪费。
图 供应商在线确认订单 SRM系统支持订单多版本管理，并且每个版本都有详细记录。系统能够自动比对最新版本和上一版本的差异，直观显示出来，采购员和供应商可以清晰地了解修改内容，从而更迅速地达成共识，减少争议，加速订单的确认和生效。
图 版本差异对比 通过SRM系统，企业能够显著减少订单延误和错误问题，解决在采购订单处理中面临的一系列麻烦事。想了解更具体的系统操作，可以查看以下视频： 注：本文为爱敏捷原创文章，未经爱敏捷书面许可，任何人不得复制、转载、摘编等任何方式使用。如需转载，请关注爱敏捷公众号在后台申请或者联系邮箱：Service@bestsrm.com。 |
