从线下到线上，实现开票效率与准确性的双提升！

在商业交易中，发票不仅是公司合法经营和遵纪守法的保障，也是管理财政优化经营决策的重要工具。因此，企业应当注重发票管理，为企业健康稳定地发展提供有力支撑。

在传统模式下，由于缺乏技术支持，供需双方在发票管理中往往存在以下难点：

针对企业间的交易，爱敏捷为供需双方提供从交易开始到结束的一站式解决方案，如下图，供需双方基于爱敏捷平台进行在线协同，可实现双方的实时连接、敏捷协同、动态监控、智能决策。

在发票管理业务中，供需双方通过采购云的开票支付模块与销售云的结算收款模块进行在线协同，可实现发票预制、发票开具、在线发票确认以及衔接下游结算付款流程，全程双方信息共享，采购结算过程的透明度得到有效提升，同时发票信息与采购订单、合同以及后续的付款业务数据强关联，为发票的数据准确性及溯源提供强效保障。

图2 爱敏捷云平台发票管理模块上下游协同

如下图左方，为销售方在线发票业务全流程，系统自动汇聚在平台中执行的销售订单、销售合同、收货单、退货单、补款单以及罚款单等业务单据数据，形成开票池，销售方可基于开票池进行发票的快捷创建，同时通过系统，还可进行发票的审批、发送、确认以及最终的收款动作，全程在线与采购方进行在线协同，开票过程管理轻松便捷。

图3   爱敏捷平台销售方发票业务流程

如下图右方，为爱敏捷为采购方提供的与销售方进行发票业务协同的全流程，系统自动汇聚双方在平台进行采购执行协同过程中的业务数据，包括采购订单、采购合同、收货单、退货单、补款单以及索赔单等，当销售方发送电子发票后，系统会自动基于这些数据进行异常校验，此后，采购方可对异常进行手动处理，发票确认后，系统自动生成应付明细，并提供付款相关业务功能，直至双方完成收付款，全程双方数据同步，操作便捷。

图4 爱敏捷平台采购方发票业务流程

接下来，我们详细解析发票业务流程中的系统实现情况：

发票创建流程如下图。在系统中，供需双方在线协同执行订单，基于订单进行相关收发货业务、退货业务、索赔业务以及补款业务等，在实现业务流程在线化的同时，也做到了业务数据与操作数据的全面记录，订单完结，系统可将采购执行过程中已经完成对账或设置无需对账的相关收发货明细、补款明细、索赔明细等信息自动形成结算明细汇总到开票池，即所有开票数据来源于采购执行过程中真实记录，数据完整及真实性得到切实保障。

图5 爱敏捷发票创建业务流程

图6 开票池

开票时只需开票人员从开票池中勾选本次需要开票的明细，人工再进行简单审核及少量的信息编辑即可。系统还支持针对同一客户选择多个订单或合同的结算明细进行开票，为开票过程提供更多的便捷性。

同时，已经开票的明细会自动移出开票池。用电子系统代替人工进行数据的汇总与筛选，相比于传统的人工进行数据汇总跟核对再开票的方式，这种方式可有效解决因信息记录分散且不完整导致的开票效率低下、开票信息出错、发票漏开、重复开票等问题。

此外系统还提供发票预览功能，模拟展示真实发票开具情况，让开票结果更直观。

发票创建并提交后，会根据用户设置自动分发给相关负责人进行审批，审批通过后也会自动发送给采购方进行发票信息的确认，全程自动流转，没有线下层层审批跟进过程中的时间浪费。

图8 发票审批业务流程

采供双方基于平台进行在线协同，订单变更信息、收发货信息、费用信息等可做到双边统一留痕，当销售方基于系统汇总的结算行开票后，系统会自动将发票发送给采购方，同时将实际开票明细与结算明细的数量进行比对，核实是否出现少开、多开的情况。

图9 发票校验业务流程

对于数量不一致的明细，系统会红字提醒数量差异；若无异常，则会显示绿色“未发现异常”字样，采购方无需人工一一比对数据，发票校验效率更高！

例如，行00010，钢板应开票数量为15尺，而实际开票数量为12尺，该发票校验单行自动显示信息；行00020，实际开票数与可开票数一致，则显示绿色“未发现异常”，校验结果一目了然，信息处理更高效！

图10 发票校验异常信息

采购方检验发票信息后，可选择是否接受发票。若无异常，接受发票后，系统会自动更新双方发票状态，同时根据开票金额和付款条件自动生成应付款明细，后续可直接勾选“应付款明细”创建付款申请单，从发票开具到付款申请业务流自动衔接，数据关联度高，更值得信任。

图11 发票确认接收业务流程

图12 发票确认操作

若采购方拒绝发票，系统也会自动将结果同步给销售方，销售方可根据实际业务场景选择对发票进行变更、取消或重新发送给采购方进行再次确认。全程双方在线协同完成，沟通更高效，也不用担心信息传递失真的情况。

图13 销售方处理已拒绝发票

对于双方都可使用系统进行协同处理的发票业务，采供双方可基于平台进行在线发票的创建。

若其中一方无法进行在线业务，例如当销售方未使用系统时，开票后需通过线下发送给采购方进行确认，此时采购方可通过创建离线业务独立闭环。从源头开始，创建离线订单，然后基于离线订单进行线下跟进，并创建收货、退货单等单据，系统同样会自动汇总离线订单相关业务明细至结算池，并支持采购方从结算池勾选结算明细自主进行离线发票的创建，全程只需负责人将线下跟进的结果手动更新到系统即可。

图14 离线业务发票

在实际的业务往来中，开票信息有误但因超期或其他因素不可作废、开票后需要进行退货退款这样的事情也时有发生，针对这样的情况，爱敏捷也提供了发票冲红功能来支持对应的业务场景。

图15 红字发票创建

针对开票后发生的部分退货情况，可根据退货业务生成的结算明细创建部分冲红发票，对原发票的部分明细进行冲红；若发票信息有误，因跨月或其他因素无法作废，需要整张冲红，也可以开具整单冲红的发票，然后再重新开具新的发票。

总之，借助电子信息系统，采供双方可实现发票业务流程的在线化管理，有效提升发票开具的效率，简化操作过程，降低发票信息出错的风险，同时系统中处处操作数据留痕，也提升了开票过程的透明度以及发票数据的可追溯性，管控更加轻松，为企业的健康发展提供强助力。