企业如何利用SRM系统降低采购成本发表时间:2023-09-15 11:26 采购部门通常是企业支出的主要来源之一,降低采购成本、提高采购效率对于企业来说至关重要。尤其是生产型企业,每年采购费用大约占60%,节省下来的每一分钱都是利润。 那么如何节省采购成本呢?这就需要从整个业务流程来全面考虑。使用采购管理系统(SRM系统)来跟踪采购寻源、采购合同、采购订单、供应商全生命周期管理等,可以更好地优化采购过程,达到采购降本的目标。 供应商管理 “供应商申请”是采购方与供应商建立合作关系的第一步。通过SRM系统,采购方可以在“平台供应商库”中搜索其他企业,邀请其成为供应商。供应商也可以在平台上搜索客户,自主申请成为供应商,在线填写相关申请表,采购方审批通过之后,系统自动创建供应商档案,不需要采购方再次手工录入。 “供应商注册”是实现采供双方在线协同的重要步骤,在供应商注册过程中,需要供应商提供更多的信息,通常包括产品或服务、供货能力、产品质量等方面的内容,通过合理选择、审核和管理供应商,对供应商准入设立门槛,筛选掉不符合采购方要求的供应商。 “品类认证”是评估注册供应商对某些品类、某些地区,在指定有效期内的供货资格。品类认证流程可以包括多份问卷,由供应商或内部人员填写,采购方对填写的问卷进行审批,通过后,供应商就具备对应的供货资格。完成品类认证流程,可以对供应商进行更为精准地筛选,确保产品或服务的一致性和可靠性。 “供应商绩效评估”是对供应商在合作过程中的表现进行评价和分析的过程。供应商在采购执行过程中的质量、服务、技术能力等表现,可以作为绩效评估的数据来源,通过自动统计、问卷评估等进行综合评分。 SRM系统中的绩效评估结果不仅包括供应商的排名,还提供多种可视化分析方法,帮助供采双方更直观更深入地发现供应商的优势及潜在问题。 “供应商全生命周期管理”是指在供应链管理中对供应商从选定到退出整个过程的综合管理。在SRM系统中,从注册流程开始,到淘汰供应商,供应商管理系统中可自定义一套供应商分级标准,采购方可以参考供应商表现及绩效考核结果,对其进行升级降级。 例如,表现好的供应商,可以升级,优先与其进行合作,获取更优的报价和服务,降低采购成本;表现较差的供应商,可以降级,减少合作内容,甚至淘汰,逐步优化供应链组成结构。 使用SRM系统,可以帮助企业节省50%的供应商管理工作量,沉淀优秀供应商资源,建立、维护以及保持双赢关系。 战略寻源 在传统采购流程中,寻源工作往往成为一个难点。这是因为:①传统寻源范围小,竞价的空间和时间受到限制,缺少足够的竞争;②寻源过程的透明度低,人为因素大,风险监测滞后而且难以管控;③寻源流程非常繁琐,沟通困难,费时且效果不佳。 SRM系统中的战略寻源模块支持资格预审、流程审批、变更管理、多轮次竞标、提疑答疑、分量授标、标段管理、代理投标、阶梯报价、折扣报价等功能,最大程度地满足企业实际寻源需求。
通过SRM系统,实现寻源全过程可控可查,在较大程度上规避不规范的招投标流程。采购方可以利用供应商的竞争,获得更优的报价和服务,降低采购成本。 采购合同管理 从起草、审批、签订,到履约、归档和统计,采购合同管理涉及的业务节点和角色繁多,如果没有建立完善的管理系统,忽视了合同执行与风险评估,将会给采购工作带来许多困扰和挑战。 SRM系统中的合同管理模块,支持多种类型的采购合同,帮助企业建立结构化电子合同库。将合同数据与供应商主数据、物料主数据、寻源数据打通,并对合同编制、合同确认、合同履约、合同归档等环节进行更智能的跟踪和管理。 SRM系统支持寻源结果一键生成合同,自动填充供应商资料、合同金额、期限、合同行等必要信息。可以自定义合同模板库和规范条款库,方便起草人员直接引用,实现了合同内容的标准化和结构化,有助于编写、评审与对比,相较于传统模式,效率提升60%。 SRM系统可以对合同关键节点进行实时提醒,例如合同变更提醒、超期提醒等,支持版本比对,快速识别文本差异,全方位保证合同签约及执行过程中的合规性。 采购方通过寻源结果生成采购合同,或者在线创建电子合同,自动流转给相关负责人审批,审批完成后,合同自动发送给供应商,供应商在线进行确认和签署,合同的审批状态和签署状态随时可查。 SRM系统中,对于单次合同,供应商可以直接基于合同发货和开票;对于框架合同,采购方可以基于合同下订单,自动适配框架条款约定,数据自动关联。 在SRM系统中,可以设置合同到期前自动发邮件和系统通知,提醒采供双方是否需要续约。合同过期后SRM系统不支持继续履约下单,避免超期执行的问题。SRM系统还可以对某一个标的设置采购量和采购金额上限,当超出上限时,会发出预警,以避免超额、超量采购的问题。 采用SRM系统,能够提升采购合同编制的效率和质量,帮助采购团队更好地管理合同关系,加强合同履约监控,减少风险和纠纷的发生。 采购执行 企业采购执行过程主要涵盖采购计划、采购订单、交货管理、质量检验、收货管理等环节,通过SRM系统的在线协同,企业可以实时共享信息、协作处理订单、提高供应链协调能力,从而将采购执行效率提升80%以上。 SRM系统中的采购需求一般有多种来源:例如手工创建、从ERP接入、从OA获取、Excel导入等。基于采购需求匹配供应源直接生成电子订单,简化手工录入订单的繁琐操作。 SRM系统打破了采购端和供应商端的壁垒,将采购订单线上推送给供应商,供应商在线协同及时沟通确认,做到确认记录留痕。 在SRM系统中,采购方可以设置物料条码类型、条码规则和条码模板,供应商送货时能够按照客户要求打印条码,能够极大地提高仓库收货效率。 仓库收货时,直接扫描送货单条码和物料条码,人工清点货物辅助,快速完成收货。即使清点错误,冲销之后重新扫描收货即可。 SRM系统实现采购执行过程的信息化跟踪,所有结算依据达到结算标准后自动汇聚到待对账结算池,减少人工对账工作量,大大缩短了对账、结算、付款的处理时长,提升90%对账效率。 通过数字化和协同式的采购流程,企业能够从琐碎的事务性工作中解脱出来,同时加强部门间的协调与配合,以及与供应链伙伴之间的紧密合作,提高80%采购执行效率。 采购流程管理 企业实施采购管理时,往往存在采购工作流程不合理、采购授权和审批制度不明确、采购工作缺少监督制衡机制等问题,导致采购物资质次价高,出现舞弊行为或遭受欺诈,对企业的发展造成阻碍。因此企业一定要注重采购组织和采购团队管理。 01 采购流程标准化 SRM系统支持企业根据实际业务需求制定标准化采购流程,保持其流畅性和一致性,例如供应商注册流程、寻源审批流程、采购申请流程等。 02 灵活的权限配置 企业可以根据用户组分配相应权限,明确各部门各岗位人员的任务、权力和责任,不同的权限匹配不同的操作,防止人为破坏、数据泄漏、误操作等事故的发生。 03 采购执行透明化 采购寻源和采购执行全过程在线协同,信息透明可追溯,每一步操作都有记录,在一定程度上可以保障公平公正高效采购。 降低采购成本的策略会因为企业所在行业、规模、需求而有所不同,因此,企业要根据自身的具体情况选择合适的SRM系统和解决方案。此外,采购降本不是一蹴而就的事情,需要长期持续的努力和监督。 |