用SRM做好订单/合同之外的费用管理，让采购执行更便捷！

在采购执行的过程中，无论是通过订单或是合同进行采购业务，一旦在双方确认订单/合同之后，再有变更，就需要将之前的审批、确认流程重走一次，这样的执行过程可以确保采购业务的透明、合规，但是是一种理想化的状态。

在实际的订单/合同执行过程中，难免存在一些意外事件，例如：当供应商存在供应物料质量不良、延期送货等问题时，采购方可能会发起扣款索赔费用；而若采购方需要进行加急运输、物料打样时，也需要向供应商支付合同/订单约定之外的补款费用。

为意外发生的情况频繁变更合同/订单，会使得本就不轻便的合同/订单管理过程变得更加臃肿，隐形成本太高，因此，很多企业通常会选择通过另外的单据来对这类费用进行记录，后文统称为费用单，在保障订单/合同顺利执行的同时，还可以确保业务数据的完整性。借助SRM系统将费用单的管理流程线上化，还可以有效提升整个费用单的高效管理，让订单/合同执行过程更加顺畅。

下面以爱敏捷云平台为例详细解析SRM系统中这类费用单的管理过程。

对于已经在执行中的合同/订单，有约定之外的扣款或额外费用产生时，无需对原本约定的合同/订单进行变更，采供双方可根据需要直接基于合同/订单创建索赔单或补款单，在保障合同/订单顺利进行的同时，也可以对执行过程中的数据进行完整的记录。

系统也提供单独的费用单创建入口，便于您快捷创建费用单。

采购方创建索赔单后，会自动流转给相关负责人进行审批，审批通过后系统会自动将索赔单发送给供应商，供应商可以对索赔单进行确认；同样，供应商创建的补款单审批完成后，系统也会自动发送给采购方进行在线确认，不论是哪种费用单，双方都可以基于系统进行在线确认。

系统会自动将费用单信息汇总形成对账明细进入到对账池，采购员可直接勾选对账明细创建对账单，在线推送给供应商，供应商直接进行在线确认核对；对账完成后，业务明细作为可开票明细自动进入开票池，无需手工录入大量的开票信息，有效降低开票出错风险，提升开票的准确率。

系统支持对账流程自定义配置，采购方可自定义设置费用单是否需要进行对账。因费用单双方已在线确认过，若配置无需对账，费用单信息则可不经对账直接进入开票池。

对于采购方/供应商无法进行在线协同的情况，系统支持由采购方自主创建补款单，或供应商自主创建索赔单，以完成整个业务流程的闭环，保证企业内部数据的完整性。

借助SRM系统采供双方可实现费用单的线上、线下业务，打通从费用单发起到最终对账开票的自动化流程，有效提升费用单执行效率，让企业的采购执行工作更加便捷。