SRM系统能解决哪些采购管理痛点?

发表时间:2023-08-16 11:11作者:爱敏捷供应链
在当今竞争激烈的商业环境中,采购管理对企业经营的重要性愈发凸显。而一款合适的SRM系统,将成为让企业事半功倍的利器。
SRM(Supplier Relationship Management,供应商关系管理)是指通过有效地管理和优化供应商与企业之间的关系,来提高采购效率、降低采购成本。它覆盖了从采购寻源到合同、需求到结算、供应商绩效的整个生命周期,助力企业实现采购全流程的数字化、精细化管理。
具体来说,SRM系统可以解决传统采购管理工作的以下痛点:

1、战略寻源:


传统的寻源流程通常是采购员进行线下询价,打电话或发邮件通知几个供应商,供应商发送纸质盖章报价,采购员进行人工比价,再线下报送给领导审批,最后将报价录入系统。这就容易出现寻源范围小、透明度低、人为因素大、流程繁琐等问题,企业很难进行管控。

SRM系统支持公开发布招标/竞价/询价等寻源项目,更多优质的、有竞争力的供应商可以主动报名参与,且供应商通过网络就可以在线报价,不仅节省双方的协调、沟通成本,还可以让采购方利用供应商的竞争,获得更优的报价和服务。
同时,SRM系统可以通过结构化的招投标文件,帮助企业快速创建寻源项目,自动处理报价信息,自动进行对比和排名,并且支持在线开标、在线评标、在线授标及审批,自动发邮件和平台消息通知供应商,既能节省大量人力物力财力,又能做到全程实时监控,确保寻源的透明度和合规性。

图 爱敏捷SRM-招标采购流程示例

2、采购合同

过去签订采购合同时,一般需要采购员手工编制合同,打印出来给领导审批签字盖章,再拍照或者传真给供应商,供应商打印盖章后再回传回来,最后手动录入到ERP中。流程冗长费时,且签署状态以及合同履行情况不易跟踪,重要节点无法及时处理,易导致合同纠纷,合同合规性难以控制。

SRM系统中,采购方可以通过寻源结果一键生成采购合同,或者在线创建电子合同,自动流转给相关负责人进行审批,审批完成后自动发送给供应商,供应商在线进行确认和签署。
系统会对合同的编制过程、评审发布、签署状态、合同执行、变更过程等进行实时监控和溯源,合同付款、到期等关键节点会进行自动提醒,做到高效、透明管理,提升合规性。
图   爱敏捷SRM-合同起草与签署流程示例

3、采购执行

传统的采购执行通常依赖于线下跟踪,需要手工录入订单,再通过电话或者邮件与供应商多次反复确认。发货时,供应商发货信息不能及时发送给采购方,采购方难以及时监控发货情况。采购方收到货后,需要手动将收货信息录入系统,不但工作量很大,而且容易出现人为错误、收货延迟、耽误生产等问题。

SRM系统提供了全面和灵活的采购执行功能,支持采购需求一键转订单,无需手工录入,供应商在线进行确认。供应商发货后,SRM系统会自动向采购方发送送货通知单,减少采购员80%的线下沟通,系统根据供应商的发货通知单自动生成收货单,不再需要手工录入收货单据。这样可以加速采购流程、减少订单延误和重复工作,也方便溯源和监管。
图   爱敏捷SRM-供应商在线创建发货单

4、对账结算

以前采购对账时,需要人工将相关的订单信息一一汇总,线下发送给供应商,供应商再次人工核对数据。各种凭证单据没有自动关联,不仅流程繁琐,且信息又多又杂,极容易出错。

使用SRM系统,采购员无需人工汇总和计算对账单信息,系统会自动计算并汇总所需的收货明细、退货明细以及费用信息。供需双方全程在线协同订单执行,需要对账的明细都会进入到各自的对账池,采购员直接勾选对账明细生成对账单,或根据设置自动生成对账单,在线推送给供应商,供应商在线确认核对,大幅度简化对账流程,提升90%对账效率。
图   爱敏捷SRM-发票校验参考文档

5、供应商管理

以前管理供应商资料时,首先需要采购员挨个向供应商收集Word或Excel文档,汇总审核后再导入系统中,十分耗费人力,更新也很麻烦。通常没有针对供应商绩效的监测和评估功能,对供应商交货准时性、质量控制、售后服务等关键指标很难进行跟踪和统计,难以及时发现和解决供应商相关的问题,容易造成损失。

SRM系统可以统一管理供应商的电子档案,通过问卷的形式定期向供应商收集多维度的企业信息,填写后自动更新资料。系统涵盖供应商申请→供应商注册→供应商品类认证→供应商分类→供应商等级管理→供应商风险→供应商改进/优化/淘汰各阶段,实现供应商全生命周期管理。
SRM系统可以自动结合采购执行相关数据进行分析,跟踪供应商的交付及时性、质量表现、合规资质等,更加直观方便地进行供应商绩效评估和持续改进。
图 爱敏捷SRM—供应商生命周期管理

相较于传统采购管理软件或ERP系统来说,SRM系统可以更好地与供应商建立网络连接和信息交换机制,提供一个在线实时沟通的平台,通过高效的外部协作来优化企业采购流程,提高供应链的响应速度和灵活性。
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