ERP和SRM有什么区别和联系发表时间:2023-06-10 13:22 一、ERP系统的基本概念 ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)用于管理企业内部各个部门的业务流程和资源,主要由以下几个模块组成:财务管理、采购管理、销售管理、生产管理、库存管理、人力资源管理等。 ERP会涉及部分采购管理,比如对供应商、采购订单、采购合同、采购收货、采购结算进行简单管理和跟踪,但它的功能较为单一,通常没有招标、竞价、询价、供应商绩效等功能,也无法与供应商在线协同,管理也不够精细化。 ERP系统通常难以实现外部协同,这是因为ERP系统就像“单机游戏”,更倾向于内部独立操作。ERP系统的数据结构和格式往往是根据企业内部需求和流程设计的,侧重于企业内部的资源调配和管理。
虽然ERP系统在企业内部发挥着重要作用,但在与供应商、客户建立紧密的协作关系方面存在一定的局限性,通常缺少与外部合作伙伴进行实时协同和信息共享的功能。因此,为了弥补这一缺陷,企业需要引入供应商关系管理(SRM)系统。 二、SRM系统的基本概念 SRM(Supplier Relationship Management,供应商关系管理)是指通过有效地管理和优化供应商与企业之间的关系,来提高采购效率、降低采购成本。它覆盖了从采购寻源到合同、需求到结算、供应商绩效的整个生命周期,助力企业实现采购全流程的数字化、精细化管理。 可以说,SRM是对ERP中的采购模块进行延伸和放大。与ERP专注内部管理不同,SRM系统可以更好地与供应商建立网络连接和信息交换机制,提供一个在线实时沟通的平台,通过高效的外部协作来优化企业采购流程,提高供应链的响应速度和灵活性。
三、SRM与ERP的区别 1、战略寻源: ERP系统中的寻源流程通常是采购员进行线下询价,打电话或发邮件通知几个供应商,供应商发送纸质盖章报价,采购员进行人工比价,再线下报送给领导审批,最后将报价录入系统。这就容易出现寻源范围小、透明度低、人为因素大、流程繁琐等问题,企业很难进行管控。 SRM系统支持公开发布招标/竞价/询价等寻源项目,更多优质的、有竞争力的供应商可以主动报名参与,且供应商通过网络就可以在线报价,不仅节省双方的协调、沟通成本,还可以让采购方利用供应商的竞争,获得更优的报价和服务。同时,SRM系统可以通过结构化的招投标文件,帮助企业快速创建寻源项目,自动处理报价信息,自动进行对比和排名,并且支持在线开标、在线评标、在线授标及审批,自动发邮件和平台消息通知供应商,既能节省大量人力物力财力,又能做到全程实时监控,确保寻源的透明度和合规性。
2、采购合同: 过去签订采购合同时,一般需要采购员手工编制合同,打印出来给领导审批签字盖章,再拍照或者传真给供应商,供应商打印盖章后再回传回来,最后手动录入到ERP中。流程冗长费时,且签署状态难以跟踪,合同履行情况不易跟踪,重要节点无法及时处理,易导致合同纠纷,合同合规性难以控制。 在SRM系统中,采购方可以通过寻源结果一键生成采购合同,或者在线创建电子合同,自动流转给相关负责人进行审批,审批完成后自动发送给供应商,供应商在线进行确认和签署。系统会对合同的编制过程、评审发布、签署状态、合同执行、变更过程等进行实时监控和溯源,合同付款、到期等关键节点会进行自动提醒,做到高效、透明管理,提升合规性。
3、采购执行: ERP系统中的采购执行通常依赖于线下跟踪,需要手工录入订单,再通过电话或者邮件与供应商多次反复确认。发货时,供应商发货信息不能及时发送给采购方,采购方难以及时监控发货情况。采购方收到货后,需要手动将收货信息录入系统,不但工作量很大,而且容易出现人为错误、收货延迟、耽误生产等问题。 SRM系统提供了全面和灵活的采购执行功能,支持采购需求一键转订单,无需手工录入,供应商在线进行确认。供应商发货后,SRM系统会自动向采购方发送送货通知单,减少采购员80%的线下沟通,系统根据供应商的发货通知单自动生成收货单,不再需要手工录入收货单据。这样可以加速采购流程、减少订单延误和重复工作,也方便溯源和监管。
4、对账结算: 在ERP系统中对账时,需要人工将相关的订单信息一一汇总,线下发送给供应商,供应商再次人工核对数据。各种凭证单据没有自动关联,不仅流程繁琐,且信息又多又杂,极容易出错。 使用SRM系统,采购员无需人工汇总和计算对账单信息,系统会自动计算并汇总所需的收货明细、退货明细以及费用信息。供需双方全程在线协同订单执行,需要对账的明细都会进入到各自的对账池,采购员直接勾选对账明细生成对账单,或根据设置自动生成对账单,在线推送给供应商,供应商直接进行在线确认核对,大幅度简化对账流程,提升90%对账效率。
5、供应商管理: 使用ERP系统管理供应商资料时,首先需要采购员挨个向供应商收集Word或Excel文档,汇总审核后再导入系统中,十分耗费人力,更新也很麻烦。ERP系统通常没有针对供应商绩效的监测和评估功能,对供应商交货准时性、质量控制、售后服务等关键指标很难进行跟踪和统计,难以及时发现和解决供应商相关的问题,容易造成损失。 SRM系统可以统一管理供应商的电子档案,通过问卷的形式定期向供应商收集多维度的企业信息,填写后自动更新资料。涵盖供应商申请→供应商注册→供应商品类认证→供应商分类→供应商等级管理à供应商风险→供应商改进/优化/淘汰各阶段,实现供应商全生命周期管理。SRM系统可以自动结合采购执行相关数据进行分析,跟踪供应商的交付及时性、质量表现、合规资质等,更加直观方便地进行供应商绩效评估和持续改进。
四、ERP和SRM系统应该如何进行集成和协同 既然ERP系统与SRM系统是相互补充的,很多企业在信息化建设中,通常选择将两者做集成,充分发挥各自的优势,打破内外信息孤岛,保证采购业务的准确执行和合规性。一般来说,ERP和SRM可以进行以下几个方面的协同: 1、寻源协同 各需求部门在ERP提交采购需求后,ERP将采购需求同步到SRM,由采购员通过SRM的战略寻源功能,寻找合适的供应商及获取最优的采购价格,然后在SRM中根据寻源结果生成采购订单或合同。 2、合同协同 采购人员在SRM中创建、审核合同,供应商在SRM中对采购合同进行确认,签署完成后的合同信息同步到ERP中。合同签署完成,采购部门可以在SRM系统中基于采购合同创建采购订单,相关的订单数据也要同步给ERP,以便进行采购收货等后续操作。 3、采购执行协同 采购订单可以在SRM中或ERP中创建或审核,但是需要由SRM系统将订单发送给供应商在线确认。如果供应商有异议,可以在SRM系统中与采购员实时沟通,最终无异议后确认采购订单,进入后续收发货流程。 供应商在SRM中发起送货通知,SRM通过将送货通知同步到ERP,一般由ERP完成货物的质检、收货入库、退货等操作,相关收退货数据还可以从ERP同步回SRM,作为SRM系统对账和供应商绩效考核的参考数据。 4、对账结算协同 供应商在SRM中发起对账或根据设置自动生成账单,采购方在SRM审核对账单,采购方发起对账,供应商确认也是可以的。供采双方对账完成后,供应商直接在SRM开票,采购方在SRM中进行发票校验,最终将对账信息和开票信息同步到ERP,由财务在ERP中完成后续的付款、生成凭证,付款凭证反馈给SRM。 5、供应商管理协同 在SRM系统期初上线时,通常可以先将ERP中已有的供应商资料导入。在后续的采购活动中,采购人员可以在SRM中进行供应商注册、评估和选择,并将更新后的供应商资料与ERP同步。SRM可以同步ERP中供应商质量、交期、付款条件、服务等相关数据,将其作为绩效评估的参考指标。
SRM系统和ERP的整合是实现采购精细化管理的必由之路,ERP“主内”,管理企业内部数据与流程,SRM系统“主外”,将外部供应商网络和内部信息紧密联系起来,两者相辅相成,实现采购各个环节的智能化和规范化,同时促进企业与供应商之间的信息流、商流、物流和资金流的互联互通。 |