采购合同是采购方和供应商经过谈判协商而签订的法律性文件，是双方能够按照约定履行合约的重要凭证。采购合同类型多样，包括一次性合同和长期框架合同等，根据标的物不同又可分为物料合同、服务合同等。有效的采购合同管理对于确保商品或服务按时交付至关重要，直接影响企业生产链的正常运转。

采购合同的重要性不言而喻，但合同管理同时也是一项让人头疼的任务。从起草、审批、签订，到履约、归档和统计，合同管理涉及的业务节点和角色繁多，如果没有建立完善的管理系统，忽视了合同执行与风险评估，将会给采购工作带来许多困扰和挑战。

1、合同编制效率低下

传统模式下，合同起草人员通常需要逐一对合同条款进行编写和调整，手动填入各项信息。由于缺乏标准化、结构化的合同条款和模板，即使合同内容相似，起草人员也需要重新编写或复制粘贴，这样的重复工作浪费了时间和精力，增加了出错的风险。

2、合同合规性无法控制

传统的合同文件完全依靠人工审核，这可能导致未能发现合同中的潜在问题，例如合同中出现不合法条款、不利于自身的条款，尤其是当一份合同出现多个版本时，合同的修改、更新不容易被管理和追溯，内容难以比对，无法及时进行审查和监督。

3、合同流转慢，签署状态不明确

传统模式下，采购员需要将合同打印出来逐级审批、签字、盖章，再邮寄或者传真给供应商，供应商打印盖章后再回传回来，或者约定好时间地点当面签。这些步骤都需要花费大量的时间和精力，而且合同的审批和签署状态往往难以跟踪，存在延迟风险，严重影响交易效率。

4、合同与采购业务难以协同

传统的合同数据和采购业务数据通常是相互孤立的，采购人员下订单时，无法充分获取和应用采购合同中的信息，价格、运费等还需要进行人工查阅和计算。例如，合同中含有阶梯报价条款时，每次采购价格会根据采购量不同而变化，手工计算既麻烦又容易出错。

此外，合同管理涉及多种业务数据，但常常分散缺乏全面关联，对账时可能需要花费大量时间来收集和整理散落的信息，增加了对账的工作量。

5、合同履约状态跟踪难

传统模式下，合同管理和履约管理通常是分离的，合同进度基本靠手工更新，因此，合同执行情况一般难以跟踪，履约信息容易滞后、脱节，缺少关键节点的预警机制，管理者无法实时感知履约异常与风险，容易出现超期、超量、超额采购等问题，易导致合同纠纷。

爱敏捷SRM系统中的合同管理模块，支持多种类型的采购合同，帮助企业建立结构化电子合同库。将合同数据与供应商主数据、物料主数据、寻源数据打通，并对合同起草、合同确认、合同履约、合规监控、合同归档等环节进行更智能的跟踪和管理。

SRM系统支持寻源结果一键生成合同，自动填充供应商资料、合同金额、期限、合同行等必要信息。可以自定义合同模板库和规范条款库，方便起草人员直接引用，实现了合同内容的标准化和结构化，有助于编写、评审与对比，相较于传统模式，效率提升了60%。

SRM系统可以对供应商的基础信息、资质等进行审查与风险预判，有效规避潜在风险。系统引入了合同电子签章，保证签署身份可识别，签署时间记录精确，防止印章被模仿、伪造或篡改。

SRM系统还能对合同关键节点进行实时提醒，例如合同变更提醒、超期提醒等，支持版本比对，快速识别文本差异，全方位保证合同签约及执行过程中的合规性。

采购方通过SRM系统寻源结果生成采购合同，或者在线创建电子合同，自动流转给相关负责人进行审批，审批完成后，合同会自动发送给供应商，供应商在线进行确认和签署。实现了合同审批和确认的自动化，审批状态和签署状态随时可查。

SRM系统中，对于单次合同，供应商可以直接基于合同发货和开票；对于框架合同，采购方可以基于合同下订单，自动适配框架条款约定，数据自动关联。例如，系统可以根据合同中的阶梯价格约定，自动计算出当前订单的价格，减少人工计算和确认价格的工作量。

同时，采购合同也会根据采购订单情况、收货情况或合同交期进行状态的实时变更。对账和付款时，与合同相关的订单、收货、费用等信息会自动汇聚，免除手工统计，防止错付多付，降低采购风险。

在SRM系统中，可以设置合同到期前自动发邮件和系统通知，提醒采供双方是否需要续约。合同的期限类型分3种方式：到期自动续定、永不过期、固定到期日。

对于“固定到期日”的合同，需要在到期前手动进行续约，双方确认。对于“永不过期”的合同，采购方可以手工终止合同。对于“到期自动续定”合同，可以设置最大续定次数和续期时长。合同过期后SRM系统不支持继续履约下单，避免超期执行的问题。

SRM还可以对某一个标的设置采购量和采购金额上限，当履约数量或金额超出上限时，会发出预警，以避免合同超额、超量采购的问题。

采用SRM系统进行合同管理，能够提升采购合同编制的效率和质量，帮助采购团队更好地管理合同关系，加强合同履约监控，减少风险和纠纷的发生，让采购合同管理轻轻松松，省时省力又安心。