拒绝繁琐丨用SRM为对账流程做有效的减法!发表时间:2023-07-09 21:24 如下图,对账是采购执行工作的最后一环,这个环节向上需要做整个采购工作的信息整合,向下是发票开具的重要支撑,其重要性不言而喻。 然而在传统的对账过程中这个环节因为存在大量的信息整合工作,常常受以下问题所困扰: 对账单的编制通常需要人工搜集订单、合同执行过程中产生的价格信息、费用信息和收发货信息等,再将搜集的信息录入系统,这个过程主要依赖于人工操作,工作量较大。 同时多而杂的数据信息,使得对账单的核对工作也是困难重重。庞大而繁琐的工作使得对账流程的周期通常比较长,而这当中大量的人工操作也带来了不可忽视的出错风险。 传统模式下,采购员需要通过电话、传真、邮件等多种渠道与供应商进行对账单确认,如果供应商存在异议,采购员线下修改后,需要重新发起确认流程,这种确认过程使得对账过程效率低、时间长。 在信息化程度低,缺乏技术支撑的情况下,订单、发货、收货以及检货入库等信息之间无法进行有效的关联,作为监管员,想要跟踪监管对账过程就需要人工搜集梳理这些单据信息,这对对账过程的跟踪监管工作来说十分不利。 对账单是发票开具的主要依据,在信息化程度较低的对账模式下,对账和开票流程无法进行自动化关联,则需要依赖于人工输入大量的数据信息来开票,浪费人力的同时,也包含了更多人为因素产生的风险。 借助SRM系统,可以有效解决传统手工对账中存在的诸多问题,以爱敏捷供应链云平台为例,来详细看看这些问题是如何被解决的。 借助SRM系统,收货、退货、冲销明细、服务确认明细、合同阶段验收明细、计划外费用明细等信息会自动汇总到对账池。对账时,采购员只需要做最后的信息审核工作即可,销售方收到后也可以直接借助系统数据进行对账单的核对。无论是对账单的编制还是核对,都无需再进行大量的人工操作,对账总工作量可以减少80%左右。 对账单发布完成后,系统自动将对账单发送给供应商,并且提醒供应商及时确认对账单。供应商对对账单有三种确认方式:整单接受、整单拒绝、逐行确认。不论哪种确认方式,确认结果都会在线发送给采购方。 对账单确认过程简洁明了,省去了频繁的沟通过程,整个确认流程顺畅快捷,不但提高了对账单确认效率,更重要的是通常可以将对账单确认周期缩短85%左右。 通过SRM系统,业务数据流自动进行结构化关联,实现信息的快速检索和查询。通过对账单即可快速跟踪收货、退货、冲销明细、服务确认明细、合同阶段验收明细、计划外费用明细等信息,监管更轻松。 借助数据间的紧密关联,任意单据出现问题,都可以直接定位获取所有相关信息,信息追溯又快又轻松! 借助SRM系统,对账完成后,业务明细作为可开票明细自动进入开票池,无需手工录入大量的开票信息,有效降低开票出错风险,提升开票的准确率。 总之,借助SRM系统,可以对对账数据进行自动汇总,实现线上对账确认,简化对账流程,减少时间成本和人力成本,提高对账准确性和对账效率。帮助企业快速准确发现异常情况,及时解决问题,并避免因周期长而带来的不必要的成本消耗和延误。 ![]() ![]() 注:本文为爱敏捷原创文章,未经爱敏捷书面许可,任何人不得复制、转载、摘编等任何方式使用。如需转载,请关注爱敏捷公众号在后台申请或者联系邮箱:Service@bestsrm.com。 |