发货监控和采购收货不再难!SRM系统助您轻松应对!

发表时间:2023-06-26 09:59作者:爱敏捷供应链
传统采购订单收发货管理的问题

在缺乏SRM系统支持的供应商发货采购方收货过程中,通常存在以下问题:


01
订单又多又杂,很难监控供应商发货情况

传统的发货过程,采购员往往需要通过线下与供应商沟通来获取订单发货情况,例如:何时发货、是否发货、发货单号等,对于延迟交货情况采购员还需要手动发送催促函件,整个过程主要依赖于采购员手工完成,费时费力。


02
收货工作太繁重,出错风险难以避免

传统收货模式中,通常基于支持送货单,对货物进行清点,跟踪检验情况,需要手动编制收货单、打印条码、记录批次信息等,收货过程繁琐又费时,容易出现人为错误。


收货周期长,可能耽误生产,用料部门提前取料,事后补单频频发生,这使得整个收货的管理更加困难。而且可能导致需要增加库存,增加库存成本和资金占用。


03
收发货信息难留痕,后续追溯管理困难

在传统的收发货管理中,很多工作都在线下进行,例如发货时间沟通信息、订单变更情况、供应商发货信息、质量检验跟记录、采购收退货反馈信息等,这些信息很难留痕,信息可追溯性差,导致企业对于采购收发货过程的监控十分困难。

SRM系统有效解决传统收发货难题

随着互联网技术的不断发展,供需双方可以通过SRM系统(例如:爱敏捷供应链云平台)进行有效的在线协同,解决收发货过程中的管理难题。


01
SRM自动提醒+预警,减少发货中80%的人工操作!

SRM系统可以根据发货提醒的设置,提前通知供应商进行备货和发货。对于超期的采购订单,系统能够自动生成预警,向供应商发送催促函件,如果供应商未及时交货,将自动计入供应商绩效。在供应商发货后,SRM系统会自动向采购方发送送货通知单,以帮助采购方及时了解发货及物流情况。


实现整个发货流程的自动化,减少采购员80%的线下沟通,有效提高发货工作效率,降低发货延期的风险。


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02
双方协同,让收货工作更轻便

借助SRM系统,采购方直接统一设置条码规则及打印模板,供应商发货前提前打印条码、发货通知单,关联到发货批次,发货通知单提前发送给采购方,无需进行大量的沟通。



系统自动根据供应商的发货通知单自动生成收货单,不再需要手工录入收货单据,供应商提前打印的条码,可关联到批次主数据,并关联到供应商、采购订单、来料检验信息。


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采购方收货时,PDA自动调出发货通知单,直接通过PDA扫描送货单条码、物料条码,只需人工清点货物辅助,基本通过扫描和手指点击,就可以快速完成收货,有效改善企业收货流程,缩短收货周期。


借助SRM系统,收货效率提升80%左右,极大减少人为因素导致的错误,消除了采购员、质检员、仓管员、供应商之间的信息差,供应商也可以实时了解采购方的收货情况,减少了线下沟通。


03
信息统一留痕,监控追溯简单

通过SRM系统,可以实现对供应商发货和采购方收货的信息进行实时采集,包括发货信息、质检信息、收货信息、退货冲销等,提高了信息的准确性。将采集到的信息进行结构化关联,建立起供应商、采购方、采购订单、发货通知单、收退货单等信息关系,实现信息的快速检索和查询。


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通过SRM系统,还可以实现对供应商发货和采购方收货的全过程进行自动监管,及时发现问题并采取措施,降低风险。而且,可以实现对供应商发货和采购方收货的全过程进行事后分析,查明问题的原因和责任,避免类似问题再次发生。


总之,借助SRM系统,采购方可以实时了解供应商的发货情况,及时发现异常情况并采取措施,同时可以简化收货流程,减少人工操作,降低错误率,显著提升收货效率。另外,SRM系统也有助于收集和分析数据,帮助改善供应商的绩效。


END


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