订单跟进不再难丨看SRM系统如何优化采购订单管理？发表时间：2023-06-19 10:25 当采购员根据采购需求创建采购订单以后，需要先将采购订单提交内部审批通过以后，再发送给供应商确认才可生效。而且需要对供应商发货、采购方收货、订单开票等情况进行跟进，确保订单按计划执行。 采购订单的跟进主要包含五个部分，如下图。
过去企业普遍使用ERP管理和跟踪采购订单，然而ERP一般只是企业内部使用，无法与供应商进行在线协同，这导致采购订单跟进存在如下痛点： 大多数企业采购订单审批都是线下进行，这导致采购员很难及时跟踪订单的审批情况，采购员也难以第一时间将采购订单发送给供应商确认，这不但增加了订单审批跟踪的工作量，而且使得订单存在延误的风险。 传统模式下，采购员需要通过电话、传真、邮件等多种渠道与供应商进行订单确认，如果供应商存在异议，采购员线下修改后，需要重新发起评审和确认流程，这种确认过程不但效率低、时间长，而且确认过程很难留痕，不利于订单的监管。 传统模式下，由于缺少自动提醒机制，供需双方都可能遗忘发货时间，导致交货延误、生产停产的严重后果。 对于延迟交货情况采购员需要手动发送催促函件，而且需要经常线下跟踪订单发货状态，这项工作不但非常繁琐，耗费大量的时间，而且存在人为失误的风险。 由于在到货确认、质量检验、收货入库等过程中涉及到多个部门和环节，采购员很难及时了解收货状态。 对于供应商来说，同样很难跟踪采购收货的状态，尤其是出现退货的情况，容易导致实物流与信息流不一致，可能导致退货的货物丢失。 传统对账下，采购员需要人工将订单的订单信息、收货明细、退货明细、费用明细一一汇总，线下发送给供应商，供应商再次人工一一核对数据。各种凭证单据没有自动关联，人工统计信息多又杂，价格计算一团乱麻。  随着数字化时代的到来，越来越多的企业使用SRM系统（例如：爱敏捷供应链云平台），将线下订单跟踪流程转到线上，有效解决了传统采购订单跟进中存在的诸多困难。 有了SRM系统，采购员在SRM创建采购订单提交审批，触发审批流程。订单审批通过，系统自动将订单发送给供应商确认；订单审批驳回，系统会提醒采购员根据驳回原因及时处理。 流程无论进行到哪一步，相应工作人员都会收到对应提醒，工作流程畅通无阻。各个审批节点自动流转，有效实现了审批流程的自动化，采购员再也无需为繁琐的审批流程跟进而烦恼。
订单审批完成后，系统自动将订单发送给供应商，并且提醒供应商及时确认订单。供应商对销售订单有三种确认方式：整单接受、整单拒绝、逐项确认。不论哪种确认方式，确认结果都会在线发送给采购员。 订单确认过程简洁明了，省去了频繁的沟通过程，整个确认流程顺畅快捷，极大提高了订单确认效率，通常可以将订单确认周期缩短20~50%左右。
SRM系统可以根据发货提醒的设置，提前通知供应商进行备货和发货。对于超期的采购订单，系统能够自动生成预警，向供应商发送催促函件，如果供应商未及时交货，将自动计入供应商绩效。 在供应商发货后，SRM系统会自动向采购方发送提前送货通知单，以帮助采购方及时了解发货及物流情况，采购员不再需要线下跟踪供应商发货情况。
采购员一键确认到货后，系统会自动向质检人员以及收货人员发送消息通知，对于货物的质检记录、收货入库记录，在现场人员录入相关信息后，订单信息也能实时更新，减少内部沟通成本，做到信息的及时反馈，消除了采购员与现场人员的信息差。另外收退货信息也会自动发送给供应商。
使用SRM系统，采购员无需人工汇总和计算对账单信息，系统会自动计算并汇总所需的收货明细、退货明细以及费用信息。供需双方全程在线协同订单执行，信息同步，需要对账的明细都会进入到各自的对账池，采购员直接勾选对账明细生成对账单，或根据设置自动生成对账单，在线推送给供应商，供应商直接进行在线确认核对，大幅度简化对账流程，提升对账效率。
当然，对于已经实施了ERP的企业，在过去ERP只能实现内部管理。借助SRM系统，可以与ERP进行集成，并实现与供应商的实时连接和高效协同，对于采购部门只需要使用SRM系统即可。 总之，采用SRM系统，例如爱敏捷供应链云平台，可以显著减少从订单审批到最后对账开票的订单跟进过程中60%工作量，极大提升了工作效率同时，而且可以显著减少差错，满足快节奏的采购需求，从而让采购员可以把更多的时间和精力放在采购计划、供应商谈判等更重要的事务上。  注：本文为爱敏捷原创文章，未经爱敏捷书面许可，任何人不得复制、转载、摘编等任何方式使用。如需转载，请关注爱敏捷公众号在后台申请或者联系邮箱：Service@bestsrm.com。 |
