SRM招标采购，助力企业合规采购，让流程更简单发表时间：2023-04-28 10:48 企业的采购寻源业务通常有5种基本寻源类型，分别是信息征询（RFI）、方案征询（RFP）、询价采购（RFQ）、招标采购（RFB）、竞价采购（Auction）。招投标就是其中一种很重要的采购模式。 招标采购，指招标方（买方）通过发布招标公告或者招标书，提出所需采购项目的品种、数量、技术要求、质量、交货期、资格要求等条件，邀请投标人（卖方）参加投标竞争。经招标方对各投标人的报价及其他的条件进行审查比较后，从中择优选定中标者。  招标采购一般适用于以下业务场景： 1） 大规模采购 对于需求量较大、采购金额较高的物品、工程和服务而言，招标采购是保证品质、价格和服务的重要手段 2） 长期合作采购 长期合作是指需求方与供应商之间的长期合作关系。通过招标采购，需求方可以筛选出对自己最有利的供应商，从而建立更为稳定、可靠的长期合作关系。 3） 特殊需求采购 特殊、独特需求，如专业技术、难度高等需求，招标采购可以吸引更多具备特殊技能和资源的供应商参与，提高采购成功率。 4） 要求保证质量的采购 通过招标采购，需求方可以通过竞争选择出品质最好的供应商，从而保证购买到满意的产品或服务。 5） 其他有法律法规要求的采购 如政府采购，政府采购的公开、公正、透明是保证政府资金使用效率的重要手段之一，招投标成为政府采购的必要流程。 传统线下招标采购存在以下弊端： 1. 企业招标合规风险高 找招标公司招标成本高，企业自行招标存在较高合规风险，容易导致公开和透明性问题。 2. 时间和成本高 传统的线下招标采购通常需要耗费大量时间和成本，需要发布招标信息、资格预审、收集投标书、评审投标书、组织开标等环节，整个过程繁琐、耗时、成本高。 3. 招标范围有限 传统的招标采购通常局限于本地范围内的供应商，供应商数量有限，这可能导致最终缺乏具有竞争力的投标方案 4. 小规模采购不适用 对于小规模采购，传统招标采购手续繁琐，反而会增加不必要的成本和时间。 下面以爱敏捷采购云为例，剖析一下SRM系统招标采购流程，如下图所示。  要进行招标，首先要创建一个招标项目。创建项目时，需要填写项目基本信息、时间规则、投标规则、评标规则、授标规则，确定项目团队成员，邀请供应商，定义资格预审要求、招标内容等内容，审批通过，招标项目正式发布。 1）定义项目基本信息 例如招标项目编号、项目名称、采购组织、负责人、需求地区、采购品类、是否公开招标等信息。 2） 定义规则信息 报价规则包括时间规则、投标规则、评标规则、授标规则等信息，如下图所示。  3） 指定竞价项目团队成员 招标采购团队成员包括负责人、管理者、观察员等角色。 4） 邀请供应商 可以为招标项目提前邀请部分采购方意向供应商。 爱敏捷支持两种供应商邀请方式，一是从已有的供应商库中，邀请供应商参与，二是从爱敏捷平台海量供应商数据库中搜索并邀请。如果是公开招标项目，也可以不邀请供应商，项目发布后供应商可直接报名参与。 5） 定义招标内容 招标内容，包括项目背景、资格预审要求、商务条款、技术条款，招标的标的，包括物料或服务、需求数量、交货日期、交货地点、参数规格要求等信息。 6） 定义审批流程 招标项目中需要一些审批任务，例如项目正式发布前的发布审批，定标前的授标审批。 7） 提交招标项目 所有内容定义完成，可以提交招标项目，审批通过招标项目自动发布。 在爱敏捷平台中，招标项目发布后，受邀的供应商会收到消息提醒，并进行后续的资格预审应答、投标应答等操作，公开招标的项目会发布到“公开寻源库”。 邀请招标和公开招标都是常见的招标采购方式，它们的主要区别在于招标范围和公开程度。 邀请招标只面向少数特定的供应商，是一种有针对性的招标方式，适用于供应商资源相对固定的情况。一般来说，邀请招标的供应商数量会比较少。在实施SRM系统之前，它是招标的主要方式。这种方式弊端比较多，常见的问题包括人为因素比较多，邀请的供应商比较少，可能没有邀请到优质的供应商，导致参与投标的供应商定价较高，或存在质量、交期等风险。 公开招标则是面向所有供应商的，公示程度更高，是一种公正、透明、竞争更加激烈的招标方式。实施SRM系统以后，建议更多采用公开招标方式，公开招标可以将招标项目发布到“公开寻源库”中，让更多优质的供应商可以主动找到您的项目，从而增加竞争，增加公开透明度、降低采购成本。 爱敏捷平台上汇聚了海量的寻源信息，每周数十万个商机，如下图所示，吸引了大量的供应商订阅，这些供应商可以通过精准搜索或订阅找到并参与您的项目，将极大程度增加您的招标项目被广而告之的机会。  资格预审是招标采购过程中的一个重要环节，是在正式采购前，对参与投标的供应商进行资质审查、实力评估等一系列程序和审核的过程。 SRM提供了资格预审功能。在SRM系统中，资格预审的问题可以做成结构化的，让供应商按要求填写，如下图所示。  供应商需要对采购方设置的商务条款、技术条款、报价项分别进行应答。对于报价项的应答，又可以根据采购方的设置进行按标段报价、按阶梯报价以及填写折扣、附加费、运费信息等等。  密封报价在招标采购中是一种重要的机制，它可以确保投标方的商业机密得到保障，同时提高了招标的竞争公正性和采购质量。密封报价机制可以有效避免恶意低价行为，确保所有投标方在相同公正的竞争环境下进行竞争。 在SRM系统中，密封报价可以通过相应的安全措施保障数据安全性，同时也方便了采购方和投标方之间的信息交流和沟通。通过密封报价，SRM系统可以有效地进行交易审计和合规性监管，为招标过程中的信息安全和可追溯性提供了重要保障。 如下图所示，当对项目设置密封报价后，在投标截止之前，采购方也无法看到所有供应商的应答详情。  在SRM系统中，采购方可以对整个项目进行监控，包括供应商的投标状态及各个内容的应答情况等。如下图所示：  同时，也支持项目的多种操作，包括延长投标时间、缩短投标时间、提前结束投标、发起变更、暂停/恢复、废标/流标、更换负责人等操作,实现对项目过程的灵活管控。 SRM系统中的开标与评标是招标流程的关键环节，目的在于规范招标和投标的方案、程序、方法、方式，实现公开、公平、公正、透明的招标环境，同时提高采购效率和降低采购成本。 SRM支持定义评标方法，最常见的方法是综合评分法。一般需要定义评分表、邀请评标专家，支持在线开标、发送评标邀请，专家在线评标，采购方评标监控。SRM自动收集专家评分信息、自动进行评分汇总、分项排名、总分排名等。 传统的线下评标容易产生合规方面的问题，采用在线开标和评标，供应商不用到现场就可以投标，流程的标准化和自动化，容易实现公开、公平和公正，系统自动进行信息收集、汇总和排名，提高开标和评标效率，减少合规风险。 评标结束后，采购方可以根据评标结果进行线上授标。可以根据各个供应商的评分情况定义中标人，如下图所示。  而授标的方式除了将整个项目授标给一个供应商以外，也可以按标段将不同标段授标给不同供应商。 授标完成提交审批，审批通过，发布授标结果给投标人，如果是公开招标，需要进行公示。 采购方授标方案审批通过，系统自动给供应商发送中标/未中标通知。例如供应商可在收到的邮件，也可以通过邮件直接打开项目，查看更多中标的详细信息，如下图所示：  SRM系统的招标采购可以提供以下价值： 扩大选择范围、降低采购成本：在线公开招标采购，可以扩大供应商的选择范围，供应商不用现场开标，吸引更多具有竞争力的供应商参与投标，提高竞争性，降低采购成本。 提高采购效率：快速发布招标采购信息、自动收集资格预审应答、投标书，自动汇总专家评分并排名，实现招标过程的在线监控，更短时间完成整个招标采购过程，从而提高采购效率。 透明度高、合规性强：可以提供透明的招标过程，更容易确保采购过程公平、公正和透明。例如提供了密封报价、在线开标、自动汇总评分、自动排名、自动化审批等，从而提高合规性。 END 注：本文为爱敏捷原创文章，未经爱敏捷书面许可，任何人不得复制、转载、摘编等任何方式使用。如需转载，请关注爱敏捷公众号在后台申请或者联系邮箱：Service@bestsrm.com。 |
