采购成本居高不下?“在线竞价”才是企业的省钱真经

发表时间:2023-04-19 09:48

根据国际采购和供应管理联盟的数据,竞价采购可以将采购成本降低10-20%。


一、什么场景下适合用竞价采购

竞价采购是最常见的询价采购(RFQ)、招标采购(RFB)、竞价采购(Auction)三种采购类型之一。

竞价采购是一种竞争性最强的采购方式,需要供应商同时参与,交替出价,直到决出胜负。

竞价采购适合需要采购大量商品或服务的项目,适用于同类或同质化的产品或服务的采购。供应商间的竞争可以使得采购人员可以获得更具竞争力的报价,并最终做出更优质的采购决策。


二、采购方式采购量占比分析

一般来说,制造企业的采购类型分为询价采购、招标采购、竞价采购三种,这三种采购类型的占比因不同企业而异,其中询价采购和招标采购占比较高,而竞价采购占比通常很低。

1.询价采购占比50%

根据一些公开调研机构的数据,询价采购RFQ的采购量占总采购量的百分比在不同的企业之间有所差异,但一般都比较高。在大部分制造业企业中,询价采购的采购量占总采购量的比例在50%左右。企业越小这个比例通常越高,有些企业甚至100%采用询价采购。

2.招标采购占比也很高

据统计,在一些大型制造业企业中,招标采购的采购量也占很大的比重,有的甚至占总采购量的50%以上。但是,在一些中小制造业企业中,由于采购量相对较小,对招标采购的需求也会相对不太高,更多使用更简单的询价采购方式代替。

3.竞价采购占比很少

竞价采购是一种竞争性最强的采购方式,需要供应商同时参与,交替出价,直到决出胜负。如果是线下竞价则需要供应商同时到现场,组织起来比较困难,如果没有使用电子竞价的企业,很少使用竞价采购模式,竞价采购占总采购量一般低于10%。


三、竞价采购占比为什么低?

过去,越是小的企业更多使用询价采购,小企业偏爱询价采购是因为询价采购流程更为简单,对于采购人员来说更为便捷。大一些的企业招标采购的比例也很大,采购量和风险更大,需要更公开透明、公正公平、选优选质。

竞价采购作为竞争性最强的采购方式,根据国际采购和供应管理联盟(IFPSM)的数据,采用竞价采购平均可以将采购成本降低10-20%或更高。

虽然竞价可以显著降低采购成本,但是过去为什么很少组织线下竞价呢?因为:

1.线下竞价供应商必须到现场

线下竞价采购组织起来比较困难,供应商必须到现场提交报价,影响供应商的参与积极性。

2.线下竞价需大量沟通和协调

采购员需要提前邀请竞价供应商,花费大量时间约定投标地点、投标时间,确认供应商参与竞价的意愿。

3.线下竞价现场难以掌控

难以快速判断供应商的报价是否符合竞价规则,现场统计花费大量的时间和物力,无法快速进行排名,无法快速跟踪和全面掌控整个竞价进程。

4.线下竞价缺乏透明度

由于线下竞价过程繁琐,很难保证竞价的透明度。可能存在不平等的对待、无法完全了解竞争对手的行为、竞争者之间的信息不对等问题。

由于这些弊端的存在,线下竞价难以满足复杂多变的采购需求,实施起来非常困难。


四、电子寻源后竞价采购将更常用

相比之下在线电子竞价更具普适性和透明性的现代采购方式越来越受欢迎,这是因为电子竞价解决了几个严重的缺陷。

1.线上组织竞价供应商不用到现场

线上组织竞价供应商不用到现场,所以节省了供应商的差旅和时间成本。极大提升了供应商参与的积极性,尤其是距离比较远的优质供应商也有意愿参与竞标,增强了竞争性。

图供应商基于云线上竞价

2.采购方减少大量的沟通协调时间

借助电子寻源平台,可以公开发布竞价信息,供应商可以自主报名参与,这可以节省采购方邀请供应商以及协调和沟通时间。

3.竞价现场容易掌控

例如提前设置竞价规则,在线竞价采购平台采用智能化算法和自动化处理,自动检查报价是否符合竞价规则,自动对报价进行排名,可以实时监控竞价情况,竞价进度监控、价位变更记录、异常情况报警等。

图实时监控供应商竞价情况

4.容易保证竞价的透明度

后台自动处理所有竞价方的报价、规则及出价操作,严格按照竞价规则跟踪价格趋势变化,明确报价的来源及相应时间,良好的透明度使所有参与者都能查看价格变化及得知竞价结果,并且形成了完整、准确的竞价记录,确保竞价过程的公正和透明度。

图 实时显示当前排名



五、电子竞价能带来多少节省?

一般来说,根据采购量和产品类型来决定,对于采购量较大、供应商资源较丰富、品类较单一的采购,可以较高比例采用在线竞价采购方式;对于采购量较小、供应商资源相对稀缺、品类多样的采购,可以缩小在线竞价采购的比例。

在采购体量大、采购商品或服务标准化和供应商较多的情况下,实时电子竞价系统可以覆盖的采购比例较高,通常可以在50%~80%之间。在涉及到技术和知识产权等方面的考核评价体系等要素综合评价,在线竞价可以涵盖的采购比例相对较低,通常在20%~50%之间。

如果一个企业的采购金额为5000万/年,一般来说,实施电子竞价系统以后,按平均50%的采购量可以转化为竞价采购,则可以竞价采购的量为5000万*50%= 2500万。根据国际采购和供应管理联盟的数据,竞价采购可以将采购成本降低10-20%,按平均15%计算,则节省为2500*15%= 625万元/年。

当然,具体决定在线竞价采购的使用比例应该依据实际情况和采购目标来决定。而且,不同企业实施竞价采购所带来的节省也是不相同的,您可以自行评估一下您公司的情况,相信实施电子竞价系统所带来的收益一定是非常可观的。

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六、实施电子竞价成本高吗?

几年前,电子寻源系统的确是比较贵的,一般投资几十万,建机房、买服务器和软件,实施培训、系统运维都是不小的开支。

基于云的电子寻源系统,可以做到每年费用低至几千元,1分钟就注册完成,并可开通免费试用。

基于云的电子寻源系统,特别适合中小企业,基于基本没有什么门槛要求,免安装、免下载、0维护、快速上线。


对于中小企业来说,建议选择基于云的电子寻源系统的原因如下:

1.降低初始投资成本

基于云的电子寻源系统不需要额外购买服务器和硬件设备,避免因硬件设施大规模投资而增加的财务和技术风险,同时,基于云的电子寻源系统按需付费,降低初始投资成本。

2.简化部署流程

基于云的电子寻源系统可以通过互联网进行访问,可以迅速集成系统,试用早日运通。因此,企业不需花费大量时间和人力来实现系统部署和配置。

3.提高采购效率

基于云的电子寻源系统允许用户根据采购需求在任何时间和任何地点在线参与竞价,从而大大缩短了采购流程。企业可以通过减少人力成本和比较成本来提高采购效率,并提高竞价的趋势。

4.保证数据安全

基于云的电子寻源系统提供更先进的安全保护,具备强大的安全功能,帮助企业防范数据泄露、黑客攻击等安全风险,确保采购过程的数据安全。

总体来说,实施在线竞价采购系统的成本相对较低,可以帮助企业实现较快的回收和收益。

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爱敏捷电子寻源系统

爱敏捷电子寻源系统旨在为企业提供全面、透明的在线竞价服务,实现企业采购过程的数字化、智能化管理,可以快速、准确地筛选和匹配符合企业需求的供应商,并通过在线竞价方式,实现采购过程的高效、节约成本。

同时,系统支持多轮次报价、竞价记录可追溯等功能,使采购过程更加透明、规范。使用该系统,企业可以省去繁琐的采购流程,降低采购成本,提高采购效率,实现采购数字化、智能化管理。

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