SRM系统战略寻源之询价采购

询价采购，英文为“Request for Quote”，简称RFQ，它是SRM系统“战略寻源”模块5种基本战略寻源类型之一，如下图“橘红色”部分。5种基本寻源类型分别是信息征询（RFI）、方案征询（RFP）、询价采购（RFQ）、招标采购（RFB）、竞价采购（Auction）。

    询价采购通常适用于以下场景：

    1) 采购物品较为简单、规格明确、价格透明的情况下，可以通过询价的方式节省采购成本。

    2) 采购物品数量不大、种类较少的情况下，可以通过询价的方式快速获取供应商的报价和交货期等信息。

    3) 采购周期较紧张的情况下，可以通过询价的方式缩短采购周期，提高采购效率。

    询价采购是一种针对少量商品或服务的采购方式，通常适用于一般性商品或服务，价格差异不大的场景。与招标采购RFB和竞价采购Auction方式相比，询价采购的主要不同在于：

    1) 采购范围

    询价采购适用于少量的标准化商品或服务，而其他采购方式适用于大量或非标准化的商品或服务。

    2) 采购流程

    询价采购流程相对简单，通常只需要向少数几家供应商发送询价单或询价通知即可，而其他采购方式可能需要更复杂的流程，如招标、竞价等。

    3) 供应商选择

    询价采购通常只涉及少量供应商，且主要考虑价格因素，而其他采购方式可能涉及更多的供应商，并综合考虑价格、质量、交货期等多方面因素。

    4) 采购成本

    询价采购的采购成本相对较低，而其他采购方式可能需要更多的投入，如人力、时间、金钱等。

    5) 采购周期

    询价采购的采购周期相对较短，一般在几天或几周内完成，而其他采购方式可能需要更长的时间，如招标、竞价等可能需要数月甚至更久的时间。

    传统的询价采购方式通常是采购人员通过电话、电子邮件或传真向供应商发送询价，供应商再以同样的方式发送报价。这种方式存在一些弊端，比如：时间成本高、信息不透明、容易出现错误、数据管理困难等。

    数字化的询价采购流程相对于传统询价采购方式来说，具有更高的效率、准确性、透明度和可管理性。数字化采购是现代企业采购管理的趋势和方向，可以帮助企业实现采购流程的自动化和标准化，提高采购效率和降低采购成本。

下面以爱敏捷采购云为例，剖析一下询价采购流程，如下图所示。

    要进行询价，首先要创建一个询价项目。创建项目时，需要定义项目基本信息、时间规则、投标规则、授标规则，确定项目团队成员，邀请供应商，定义询价内容等内容，一般需要通过相关的评审，评审通过，询价项目才能创建完成。

    例如询价项目编号、名称、采购组织、负责人、需求地区、采购品类、是否公开寻源等信息。

    对于公开寻源，必须设置需求地区、采购品类，这是为了有利于供应商更精准地检索到此寻源项目。

    询价规则包括时间规则、投标规则、授标规则等信息，如下图所示。

    寻源团队成员包括负责人、代理投标人、管理者、观察员等角色。

    在询价项目中，可以提前邀请部分供应商，并指定供应商联系人。

    如下图，定义询价内容，主要是询价的物料、采购数量、要求的交货日期、地点等信息。

    切换到“任务”标签，如果创建时选择了寻源模板，且模板配置了审批流程，会自动带入到“任务”标签中，如果必要，可以修改审批流或审批人。

     定义完成，可以提交询价项目。如果项目定义了审批流，需要进行审批。审批通过询价项目自动发布。

    询价项目发布后，受邀的供应商会直接收到消息提醒，并进行后续的报价应答等操作。

    系统支持两种方式的询价，一种是邀请报价，如下图所示。如果邀请报价，在创建寻源项目时，必须邀请供应商，只有被邀请的供应商才能参与询价。

    邀请报价方式在实施SRM系统之前，是询价的主要方式。这种询价方式弊端比较多，常见的问题包括人为因素比较多，邀请的供应商可能比较少，可能导致供应商定价较高。

    实施SRM系统以后，建议更多采用公开寻源方式，公开询价可以将项目发布到“公开寻源库”中，这样可以让爱敏捷平台中海量的供应商通过精准搜索或订阅找到并参与您的项目，如下图所示。

    爱敏捷平台上汇聚了海量的寻源信息，每周数十万个商机，吸引了大量的供应商订阅，这极大增加了您的项目广而告之的机会。

    公开寻源可以让更多优质的供应商主动找到您的项目，从而增加竞争，增加公开透明度、降低采购成本。

    询价项目执行过程中，如果供应商存在疑问，可以向采购方提出，系统提供了一个类似微信的工具，用来满足提疑和答疑的需求。

    这个模块可以满足提疑答疑公开透明的需求。提疑和答疑的内容应该可以让所有投标方、招标方项目成员知晓，但是对于其他投标人，需要保护好提疑人的身份。注意“答疑”过程中，可能需要对招标文件进行修改，此时需要使用“项目变更”功能，修改招标文件后重新发布。

    供应商收到询价邀请，或者报名参与公开询价项目后，就可以进行投标应答了。

    供应商进行报价应答时，可能需要要进行资格预审应答。采购方要进行资格预审，如果通过资格预审，供应商才能获得投标资格。

    不过一般来说，询价项目很少设定资格预审要求，这个步骤通常是不需要的。

    一个询价项目可以包含许多询价行，因为某些原因，供应商可能无法供应所有的行，如果采购方允许，供应商可以只报名参与部分行的报价。

    如果采购方设定所有的行供应商都必须报价，则这个步骤也是不需要的。

    下一步骤就是进行报价应答，并提交报价，如下图所示。

    报价时，根据采购方设置，采购方可能需要填写不同的内容，下图是按标段报价，一个标段不能只参与其中的部分行。

    根据采购方设置，可能要求供应商填写折扣、运费、附加费，如下图所示。

    根据采购方设置，按阶梯报价，如下图所示。

    商务技术条款也可以在询价项目中，要求供应商应答，一般询价项目商务技术条款比较少，询价项目重点关注的是价格。

    对于无法参与线上报价的供应商，可以由采购方代理投标人代理供应商将供应商的报价录入系统，如下图所示。代理投标通常有两种情况，供应商不愿意使用在线报价系统，或者供应商是临时性供应商。

    通过爱敏捷平台，采购方可以对整个询价项目进行监控，包括供应商的报价状态、及报价详情等。

    如果询价项目被设置为“密封报价”，则报价截止之前，采购方可以查看到供应商是否已提交报价，但是无法查看报价内容。

    询价监控过程中也支持多种操作，包括延长投标时间、缩短投标时间、提前结束投标、发起变更、暂停/恢复、废标/流标、更换负责人等操作,实现对项目过程的灵活管控。

    投标截止后，如果采购方认为竞争不充分，可以开启新轮次。如下图所示，可以排除部分行，或者排除部分供应商，并指定新轮次的投标截止时间，新轮次创建以后，项目重新进入报价应答状态。

    供应商报价结束后，采购方可以进行授标。授标结果将进入采购价格库，作为签订合同，下采购订单的依据，另外会给供应商发送中标/未中标通知。

    如下图所示，采购方可以一键快捷创建最佳成本授标方案，该方案会自动根据供应商报价将每个报价项授标给报价最低的供应商。

    也可以手动创建授标方案，对报价项进行逐一授标。如下图，可以将不同的行授标给不同的供应商。

    也可以通过高级授标，将同一个报价项按比例或数量拆分授标给不同的供应商。

    对一个询价项目，采购方可以设置多个授标方案，最后通过对多个授标方案的综合比对，来设置项目最终的推荐方案进行授标结果的发布。

    确定推荐方案，提交方案，如果配置了审批流，还需要进行审批，审批通过会自动给供应商发送中标通知、未中标通知。

    采购方发布授标方案后，供应商端会收到消息提示、邮件通知，如下图所示。

    如下图所示，供应商打开项目后，也可以查看到中标结果的详细信息。

    综合上述功能点，可以看出爱敏捷实现了采购方从发起询价项目，到最终与供应商达成合作的全流程闭环。

    SRM系统询价采购的价值主要在于以下几个方面：

    1. 促进采购效率：利用SRM系统，采购人员可以通过多方面的渠道，快速向供应商发出询价，并在系统中集中管理询价流程，避免了传统纸质信函可能存在的问题，如审批不及时、邮件遗漏、供应商报价不及时等问题，从而提高采购效率。

    2. 实现购买标准化：SRM系统可以生成标准化购买请求，以确保采购人员在采购时遵循标准化流程，从而提高采购效率，缩短采购流程时间。

    3. 提高采购透明度：SRM系统可以记录整个采购过程，为采购人员提供详细的报告和分析，帮助采购人员完全掌握采购过程，并增加供应商合作时的可分析性。

    4. 实现成本节约和质量控制：通过SRM系统，采购人员可以更好地控制采购成本，并优化采购流程，从而减少不必要的支出。

    综上所述，SRM系统询价采购的价值在于提高采购效率、实现购买标准化、提高采购透明度以及实现成本节约。因此，SRM系统的采购管理能力是企业提高采购效率和管理采购过程的重要手段之一。

注：本文为爱敏捷原创文章，未经爱敏捷书面许可，任何人不得复制、转载、摘编等任何方式使用。如需转载，请关注爱敏捷公众号在后台申请或者联系邮箱：Service@bestsrm.com。