如何有效跟踪供应商履约进度？SRM来帮你发表时间：2024-02-26 09:54 制造企业通常会根据市场需求和销售计划制定生产计划，而供应商的履约进度直接影响到原材料、零部件或成品的供应情况。因此，在将采购订单发送给供应商之后，需要对供应商的生产进度、质量状态等进行监控，以确保供应商能够按期交货。这样可以提升自身的物料齐套率和原材料合格率，进而保证后续生产和交付流程的顺利进行。 传统的做法是采购方派遣专人前往供应商处进行实地监督，这些人员被称为“驻厂专员”。他们的职责是与供应商沟通采购方的要求，并跟催供应商的生产进度，监督生产质量，及时将进度汇报给采购方，充当供需双方的“联络人”和“见证者”。然而，这种传统监控方式存在一些明显的缺陷。首先，它需要耗费较高的成本，包括人力成本和差旅费用等。其次，由于信息传递需要人为中转，往往不能保证信息的及时性和准确性。   爱敏捷SRM系统的“供应商履约协同”功能，可以实现采供双方在线协同和数据共享。如下图所示，采购方创建履约模板，供应商根据履约要求编制履约计划。双方确认履约计划后，供应商按履约节点定期汇报进度信息，采购方可以查看履约节点进度并回复意见。整个履约过程都是在线完成，不再需要派遣专人到供应商处进行实地监督，减少中间环节，提高跟踪效率，同时降低信息传递的延迟和误差。
图 爱敏捷SRM—供应商履约协同 采购方可以在SRM系统中提前设置履约模板，模板中可以添加多个履约节点，每个节点上都可以设置进度汇报方式、要求上传的附件等，这样可以让供应商清楚地知道他们需要按时完成的任务和提供的文件。 同时，采购方可以基于供应商、采购品类、物料、项目四个维度设置模板的适用范围，在提交采购订单时，对于需要履约的采购订单行，系统可自动匹配对应的履约要求。  图 供应商履约模板 一个采购订单有多行，采购方可以根据需求设置每一行是否需要履约反馈，以及具体的履约要求。  如果履约计划生成方式选择“自动生成履约计划”，系统会根据预先设置的履约模板自动生成履约计划，无需采购方手动逐一设置。也可以选择让供应商根据自己的实际情况和经验，手工创建更加符合实际需求的履约计划。  供应商确认好每个履约节点的计划开始时间、计划完成时间后，发送给采购方，采购方在线确认。通过制定合理的履约计划，采购方可以更好地掌握订单的执行进度，及时调整策略，以满足项目或生产的需求。而供应商也可以根据履约计划，合理安排资源，确保按时、按质完成采购订单的要求。  图 采购方在线确认履约计划 履约计划确认后，供应商就需要按照履约计划中的节点，定期汇报履约进度信息，包括完成进度、执行状态、情况说明等。如果履约计划中要求上传相应的附件，供应商也需要一并提交，以便采购方对履约进度进行核实和确认。
供应商还可以在系统中对每一个节点设定履约提醒，一旦满足提醒规则，系统将自动给供应商发送消息。供应商在收到提醒后，可以立即采取相应措施，无需等待采购方的电话或邮件通知，减少因人为疏忽或遗忘而导致的履约延误，从而加快履约进度的推进。  图 设置履约提醒规则 在供应商提交履约进度信息后，采购方可以通过系统实时监控供应商的履约节点进度和操作记录，对这些信息进行仔细核对和确认，并提出意见或反馈。如果某个供应商频繁延迟提交履约进度或未按要求提供附件，采购方可以及时采取措施。这样不仅有助于及时发现潜在问题，还能为后期的供应商绩效考核提供重要依据。
图 采购方在移动端实时查看履约情况
图 供应商履约节点操作日志   中电科某研究所采用了爱敏捷系统，不仅完成了从寻源到合同、从合同到订单、从订单到收货的闭环，还实现了供应商生产进度、质量节点履约管理、在线监控预警等功能。 在系统实施前，履约要求通过线下传达，难以留下记录，进度跟踪困难，存在极大的交付延误风险。而在系统实施后，供应商可以在线填写履约进度，上传达标的要求文件，并与采购方共享。这一改进使得履约进度得以在线跟踪，企业可以依靠系统进行履约滞后风险预警，并及时跟进响应，为整个生产或项目交付过程的顺畅进行提供了有力保障。
图 SRM系统实施效果 借助爱敏捷SRM系统，企业实现了与供应商之间的在线沟通与协作，省去了安排人员亲自前往现场监工的繁琐程序。通过在线监控履约节点进度，企业可以有效追踪供应商的生产进度和供货情况，迅速解决可能出现的供应问题，在较大程度上避免生产中断和交货延误的现象发生。 注：本文为爱敏捷原创文章，未经爱敏捷书面许可，任何人不得复制、转载、摘编等任何方式使用。如需转载，请关注爱敏捷公众号在后台申请或者联系客服。 |
