数字化采购具有连接采购方与供应商双方的特性，是指运用数字化手段进行企业采购的新模式。狭义的数字化采购表现为SRM（供应商关系管理， Supplier Relationship Management）软件。广义的数字化采购除SRM软件外，还包括采购电商、招投标平台等线上化 的交易平台，以及ERP等非专业采购软件中的采购模块。我们主要聚焦狭义的数字化采购来进行讨论。
具体来说，数字化可以解决传统企业采购管理工作的以下痛点：
1、战略寻源：
传统的寻源流程通常是采购员进行线下询价，打电话或发邮件通知几个供应商，供应商发送纸质盖章报价，采购员进行人工比价，再线下报送给领导审批，最后将报价录入系统。这就容易出现寻源范围小、透明度低、人为因素大、流程繁琐等问题，企业很难进行管控。
SRM系统支持公开发布招标/竞价/询价等寻源项目，更多优质的、有竞争力的供应商可以主动报名参与，且供应商通过网络就可以在线报价，不仅节省双方的协调、沟通成本，还可以让采购方利用供应商的竞争，获得更优的报价和服务。
同时，SRM系统可以通过结构化的招投标文件，帮助企业快速创建寻源项目，自动处理报价信息，自动进行对比和排名，并且支持在线开标、在线评标、在线授标及审批，自动发邮件和平台消息通知供应商，既能节省大量人力物力财力，又能做到全程实时监控，确保寻源的透明度和合规性。
2、采购合同
过去签订采购合同时，一般需要采购员手工编制合同，打印出来给领导审批签字盖章，再拍照或者传真给供应商，供应商打印盖章后再回传回来，最后手动录入到ERP中。流程冗长费时，且签署状态以及合同履行情况不易跟踪，重要节点无法及时处理，易导致合同纠纷，合同合规性难以控制。
在SRM系统中，采购方可以通过寻源结果一键生成采购合同，或者在线创建电子合同，自动流转给相关负责人进行审批，审批完成后自动发送给供应商，供应商在线进行确认和签署。
系统会对合同的编制过程、评审发布、签署状态、合同执行、变更过程等进行实时监控和溯源，合同付款、到期等关键节点会进行自动提醒，做到高效、透明管理，提升合规性。
3、采购执行
传统的采购执行通常依赖于线下跟踪，需要手工录入订单，再通过电话或者邮件与供应商多次反复确认。发货时，供应商发货信息不能及时发送给采购方，采购方难以及时监控发货情况。采购方收到货后，需要手动将收货信息录入系统，不但工作量很大，而且容易出现人为错误、收货延迟、耽误生产等问题。
SRM系统提供了全面和灵活的采购执行功能，支持采购需求一键转订单，无需手工录入，供应商在线进行确认。供应商发货后，SRM系统会自动向采购方发送送货通知单，减少采购员80%的线下沟通，系统根据供应商的发货通知单自动生成收货单，不再需要手工录入收货单据。这样可以加速采购流程、减少订单延误和重复工作，也方便溯源和监管。
4、对账结算
以前采购对账时，需要人工将相关的订单信息一一汇总，线下发送给供应商，供应商再次人工核对数据。各种凭证单据没有自动关联，不仅流程繁琐，且信息又多又杂，极容易出错。
使用SRM系统，采购员无需人工汇总和计算对账单信息，系统会自动计算并汇总所需的收货明细、退货明细以及费用信息。供需双方全程在线协同订单执行，需要对账的明细都会进入到各自的对账池，采购员直接勾选对账明细生成对账单，或根据设置自动生成对账单，在线推送给供应商，供应商在线确认核对，大幅度简化对账流程，提升90%对账效率。
5、供应商管理
以前管理供应商资料时，首先需要采购员挨个向供应商收集Word或Excel文档，汇总审核后再导入系统中，十分耗费人力，更新也很麻烦。通常没有针对供应商绩效的监测和评估功能，对供应商交货准时性、质量控制、售后服务等关键指标很难进行跟踪和统计，难以及时发现和解决供应商相关的问题，容易造成损失。
SRM系统可以统一管理供应商的电子档案，通过问卷的形式定期向供应商收集多维度的企业信息，填写后自动更新资料。系统涵盖供应商申请→供应商注册→供应商品类认证→供应商分类→供应商等级管理→供应商风险→供应商改进/优化/淘汰各阶段，实现供应商全生命周期管理。
SRM系统可以自动结合采购执行相关数据进行分析，跟踪供应商的交付及时性、质量表现、合规资质等，更加直观方便地进行供应商绩效评估和持续改进。
