采用结构化的招投标文件方式，提高招投标效率和准确性

传统SRM系统中，招标投标文件，主要包括招投标文件、资格预审文件、提疑及答疑文件等，大多数采用附件形式（例如Word或PDF格式）上传、存储，相当于将线下的纸质文件或电子附件简单搬到了线上。

招投标文件都使用附件上传，在某些情况下可能存在以下问题：

供应商投标文件如果使用附件形式，其投标文件编制可能比较随意，很难与招标要求一一对应，即使出现内容错误、报价遗漏等问题，也不容易及时发现。

例如，采购方要求投标人提供所有相关费用的报价，比如包装费用、服务费用、运输费用等等，如果供应商采用上传附件的方式，可能会将某项费用的报价漏填或者漏传，或者将某项费用的报价填在了不正确的位置，可能导致投标是无效的。

由于投标内容采用附件形式，不同供应商投标文件的结构可能差别很大，而且投标内容没有很好与招标要求一一对应，这不利于采购方进行评标。

另外，同一个招标要求，不同投标人的应答内容分散在不同的投标文件中，需要逐个下载打开查看附件，很难对这些投标内容进行对照，这也不利于评标。

传统的招投标附件模式存在以上问题，降低了投标及评标的用户体验，不仅影响了招投标的效率，更为重要的是，影响了评标的有效性。招投标文件结构化则可以有效地解决这些问题，为采购方和供应商提供更加便捷、高效的招投标流程。

招投标文件结构化是指将招标投标文件内容进行结构化拆解，这样可以使得招投标文件更加规范、清晰、易于理解和复用，并且有利于对投标文件进行自动化审核和对比。

对比传统附件模式，招投标文件结构化具备以下优势：

招标文件中的背景介绍、商务条款、技术条款等可以进行结构化，形成标准内容库，编制文件时直接从标准内容库进行复制，从而提高招标文件编制效率和质量，同时也便于各个环节的审核和监督，降低招标文件的错误率。

招标人员还可以将之前的招标文件作为模板，创建新的招标文件时一键引用模板，基于模板可以进行修改，这种复用可以减少编制新招标文件的时间和精力，同时也有助于保持文件的规范性和准确性。由于招标文件是结构化的，可以对招标文件进行比对，方便对招标文件进行评审。

采用结构化的招投标文件，供应商可以清晰明了地了解招标需求，准确地回应招标要求。例如，在指定的资格要求、商务条款、技术要求、报价、运费、折扣等字段中直接填写投标应答相关信息，这样可以确保投标信息与招标要求一一对应，避免遗漏和错误。

系统可以自动检查投标内容是否符合招标文件的要求，如果不符合就无法提交投标。例如采购方要求报价时只能输入整数类型，那么汉字、小数等不符合要求的类型均无法输入，帮助供应商提高投标的准确性和效率。这种方式极大减少了因为疏漏导致的无效投标的问题。

通过结构化的招标文件，而且供应商按招标要求逐一应标，所有投标文件按照完全相同的结构呈现，更重要的是，同一个招标要求，所有投标人的投标应答采用表格对照显示，这极大提高了评标的体验，显著提高了评标的效率和有效性。

爱敏捷SRM系统提供了许多功能支持招投标文件结构化。采购方可以快速创建结构化的招标文件，标准化招标评标流程，提高招标准确性和效率。供应商可以更加方便地获取招标信息，按照结构化的要求提交投标文件，降低投标风险。

爱敏捷电子寻源系统中提供了寻源内容库和寻源模板，采购方可以在其中创建和管理招标文件内容，例如通用商务条款、标准技术规范、资格预审要求等。可以通过从寻源内容库中快速添加内容，也可以从已有项目中复制内容，并进行修改。

图   寻源内容库示例（gif）

添加寻源项目的内容时，就可以选择从“从寻源库复制”或“从寻源项目复制”，大幅提高寻源项目编制效率。

还可以预先设置好寻源模板，创建项目时一键引用，减少重复的工作，节省编制寻源文件的时间和精力。

图   引用寻源模板

①“资格预审”结构化

采购方可以在寻源项目中添加结构化的资格预审要求，这样可以方便供应商了解采购方的要求和标准，从而有针对性地准备并提交相应的资格应答文件，也方便采购方对比多个供应商的资格情况，在更短的时间内筛选出满足要求的供应商，提高审查效率。

图   资格预审结构化

②“寻源问题”结构化

采购方创建商务问题、技术问题，可以设置每个问题的回答类型，例如附件、日期、整数、百分比等，或者是企业证书、公司地址、联系人、银行账号等，也可设置应答是从指定范围内选择还是任意填写，避免不同的供应商回答的类型不同。

图   寻源问题回答结构化及应答（gif）

③“行项目费用条款”结构化

采购方创建询价行时，可以添加折扣、运费、附加费等条款，那么供应商报价时，不仅需要输入单价或总价，还需要填写对应的条款，提交后系统自动计算，减少供应商漏填、计算错误等风险，也方便在评标时进行汇总对比。

图   行项目条款结构化及应答

④“行项目标准条款”结构化

爱敏捷电子寻源系统提供了很多标准条款，如交货期、质保期、报价有效期、加工图等，采购方在修改行项目时，可以直接选择标准条款添加在行项目下，一方面减少文件编制的工作量，另一方面可以让供应商明确每一个询价行的要求并且对应着填写，防止遗漏重要条款。

图   标准条款结构化及应答

供应商在爱敏捷系统中进行投标报价时，可以清晰地看到招标文件的层次结构和询价行的具体要求，更快速地找到和识别重要信息，避免阅读冗长且重复的招标内容。

图   投标应答文件清晰的层次结构（gif）

系统会自动校验供应商填写的报价内容，如果报价时不满足采购方设置的要求，就无法提交报价，避免提交错误投标，降低可能产生的争议风险。例如，供应商报价超过采购方设置的封顶价将无法提交投标文件。

图报价超过封顶价提示

此外，对于供应商来说，提前对企业基本信息、企业证书、银行账号等进行维护，就可以在投标时直接自动引用，减少填写这些内容的工作量，提高投标效率。

爱敏捷电子寻源系统可以自动汇总多个供应商的投标文件，按结构化内容进行横向逐项细化对比，评标人员可以通过筛选和查询更快速地找到关键报价信息，同时更加直观地了解投标方之间的差异，更快速地分析各个投标方的优缺点。

图   供应商投标信息结构化统计（gif）

另外，评标时如果设置了固定标准和打分规则，系统可以根据供应商的报价内容自动计算得分，节省评标人员的时间和精力，排除人为因素的干扰，提供更直观的评估结果，提高评标的效率、准确性和客观性，优化授标策略。

招投标文件的结构化虽然对企业提高寻源效率非常有利，但是初期可能会遇到一些困难，通常需要一段时间积累标准内容库的内容，才能比传统模式更高效地编制招标文件，为了兼顾这部分用户顺利过渡，爱敏捷也提供了基于附件形式的招投标文件的用法。

爱敏捷电子寻源系统在寻源库中内置了一个“便捷招标模式”的内容库，因此在创建寻源项目时，可以选择“从寻源库复制”，选择“便捷招标模式”内容库，添加附件模式的招标内容。

图   引用“便捷招标模式”内容库（gif）

然后修改资格预审项和招标文件项，删除掉系统自带的资格预审附件和招标附件，根据需求上传自己的资格预审附件即可和招标文件附件即可。

图   删除默认附件（gif）

对于新使用爱敏捷SRM系统的用户，可以先使用附件形式招投标方式快速上手，逐步积累结构化的标准寻源内容后，建议将招投标文件结构化。

总之，SRM系统招投标文件的结构化是大势所趋，可以实现招标内容标准化、提高编制投标文件效率，便于供应商投标，减少无效投标，有利于投标文件的对比和评标、授标。